Smart to modułowa platforma, skupiająca szereg funkcjonalności w ramach jednej bazy danych

w ramach platformy dostępne są moduły: Architect, Audyt, Portal, Reports

   
architect1

architect2

architect3

Moduł Architect

Możliwość definiowania i opisu struktury procesów

Moduł pozwala na opisanie w elementarny sposób struktury procesów i ich przebiegu z uwzględnieniem wykorzystywanych zasobów (stanowisk), czynności,  dokumentów (wzory dokumentów, instrukcje, zarządzania, regulaminy, itd.), czy też systemów informatycznych wspierających realizację danej czynności. Należy także zwrócić uwagę na możliwość uzupełnienia standardowego opisu o atrybuty (np. funkcja – opis wykonywanych czynność, czas realizacji wykonywanej funkcji; dokumenty – sposób i forma przechowywania dokumentu, połączenie z dokumentami pakietu MS Office; opis procedury postępowania: cel, przedmiot i zakres stosowania, opracował, zatwierdził, data wydania procedury, itd.

Moduł z wykorzystaniem dostępnych funkcjonalności pozwala m.in na

  • Tworzenie przejrzystego opisu struktury procesów  w organizacji;
  • Tworzenie zaawansowanych modeli przebiegu procesów;
  • Tworzenie przejrzystego opisu schematu organizacyjnego;
  • Tworzenie zbioru dokumentów;
  • Zarządzanie informacją – baza atrybutów;
  • Wizualizacja ryzyk na procesach;
  • Możliwość pracy grupowej w sieci;
  • Automatyczne zarządzanie zmianami.
  
 audyt1

audyt2

audyt3

Moduł Audyt

Umożliwia zaplanowanie audytów wewnętrznych

Każda jednostka organizacyjna musi się liczyć z wystąpieniem różnego rodzaju nieprawidłowości wewnątrz organizacji. Nieprawidłowości mogą wpływać na działania operacyjne, sprawozdawczość finansową, zgodność z obowiązującymi przepisami oraz prawem. Efektywny system audytów wewnętrznych daje kierownictwu określony stopień pewności, że organizacja działa prawidłowo w odniesieniu do powyższych kategorii.

Moduł z wykorzystaniem dostępnych funkcjonalności pozwala m.in na:

  • Tworzenie planu audytów wewnętrznych: definiowania terminów i zakresu audytu; określanie zespołu audytorów; określanie obszaru audytowanego (komórki, stanowiska, osoby); określanie kryteriów (procesy, dokumenty, ryzyka, punkty krytyczne, itd) audytu z możliwością automatyzacji tego procesu; określanie pytań kontrolnych audytu z możliwością automatycznego importu zdefiniowanych pytań z bazy; tworzenie wyników audytu (niezgodności, spostrzeżeń, itd.;
  • Integracja z danymi z Architect, Portal i Reports.
portal1

portal2

portal3 

Moduł Portal

Udostępnienie opisów procesów dla użytkowników przez www

Moduł Smart Portal stanowi kontynuację działań realizowanych w module Architect oraz Audyt pozwala na udostępnienie za pośrednictwem przeglądarki WWW opracowanych diagramów graficznych i dokumentacji dla określonej grupy użytkowników (pracowników). Narzędzie to umożliwia stworzenie prostego kanału komunikacji, jednocześnie dając dostęp z każdego miejsca na świecie. Wszystkie moduły korzystają z tej samej bazy danych co powoduje, iż publikacja jest generowana automatycznie w Portalu natychmiast po jej zatwierdzeniu w module Architect i Audyt.

Moduł z wykorzystaniem dostępnych funkcjonalności pozwala m.in na:

  • Dostęp do danych  (diagramy, dokumenty, dane) tworzonych za pomocą Architect, Audyt;
  • Elastyczny system uprawnień;
  • Automatyczne powiadamianie użytkownika o zmianach;
  • Wyszukiwarka;
  • Wprowadzanie przez użytkowników danych (wartości, informacji) czy Audyt.
reports1

reports2

reports3 

Moduł Raporty

Generowanie danych z bazy danych i publikacja w dowolnym formacie

Raporty to moduł pozwalacjący połączyć możliwość generowania danych z systemu w sposób selektywny przez odpowiednie nadawanie uprawnień dostępu do poszczególnych raportów.

Moduł z wykorzystaniem dostępnych funkcjonalności pozwala m.in na:

  • Tworzenie zestawień, analiz, raportów na podstawie danych wprowadzonych do bazy przez moduły Smart Architect, Audyt czy Portal;
  • Moduł posiada zdefiniowane grupy raportów, gotowe do zastosowania, m.in.: Raport z procedury; Karta Stanowiska, Lista systemów informatycznych; Lista zapisów; Rejestr wyników audytów; Zestawienie audytów; Czasy wykonywania czynności; Lista pytań kontrolnych; Karta stanowiska; Rejestr wejść do Portal; Status dokumentów; itd.;
  • Możliwość tworzenia własnych raportów.